Het is van cruciaal belang om op tijd te zijn voor elke afspraak die u heeft gemaakt, of om de anderen die bij de vergadering betrokken zijn, te laten weten dat u te laat komt zodra u zich hiervan bewust bent. Deze actie is een algemeen fatsoen, ja, maar heeft een grotere betekenis.
Er staat een persoon aan de andere kant van uw overeenkomst om de vergadering op een bepaald tijdstip te starten. Ze hebben hun werk stopgezet om op tijd de vergadering bij te wonen. Als je niet op tijd komt, kunnen ze de vergadering niet starten, maar ze kunnen ook niet weggaan omdat ze niet weten of je de volgende minuut wel of niet komt.
Elke minuut dat ze weg zijn van hun werk, is een minuut productiviteit die je van ze hebt gestolen. Deze actie is niet alleen respectloos, maar ook contraproductief. Als de bezoeker een klant, investeerder of rekruut is, zal hij of zij geen interactie met uw bedrijf hebben. Als zij aan u rapporteren, zullen zij zich stil houden, maar u kwalijk nemen. Er bestaat geen winnend scenario als je iemands tijd verspilt.
Maar het leven gebeurt. Gesprekken en vergaderingen komen te laat, of het verkeer werkt niet mee. Zelfs met een zorgvuldige planning is het niet mogelijk om op elke vergadering op tijd te zijn. Het goede nieuws is dat dat niet nodig is.
Het is alleen van cruciaal belang om de andere leden van de vergadering te laten weten dat u te laat zult komen, zodra u zich realiseert dat dit zo zal zijn. En je moet tot dit besef komen (en de andere aanwezigen hiervan op de hoogte stellen) voordat de vergadering begint, via welk kanaal dan ook dat hen het snelst bereikt. Idealiter zou u hen op de hoogte moeten stellen van de vertraging voordat ze moeten stoppen met wat ze vóór de vergadering doen.
Naast dat je op tijd bent, moet je ook aanwezig zijn. Aanwezig zijn betekent dat u kalm, voorbereid en gefocust bent op het onderwerp. Het kan een paar minuten duren om aanwezig te zijn: de agenda voorbereiden, het onderwerp en de aanwezigen onderzoeken, enz.
Daarom raad ik u aan om vijftien minuten vóór aanvang van een vergadering buiten de vergadering aanwezig te zijn. Voor een vergadering op kantoor rondt u uw huidige project vijf minuten vóór de geplande vergadertijd af.
Om dit gemakkelijk te maken, raad ik aan alleen vergaderingen van 25 en 50 minuten te plannen (Google Agenda heeft hier zelfs een geautomatiseerde instelling voor). Deze buffer geeft je vijf minuten per halfuur en tien minuten per uur om bij elkaar te komen.
Tijdens vergaderingen zie ik vaak dat CEO’s de fout maken om voortdurend hun berichten te checken. Ze kunnen er niet aan ontkomen om ‘aan’ te staan, al is het maar voor een seconde. Deze gewoonte is respectloos, maar gaat ook voorbij aan het doel van de bijeenkomst, namelijk samenwerken met de aanwezige aanwezigen. Er wordt een signaal afgegeven dat de inhoud van de vergadering relatief onbelangrijk is. Bovendien kweekt het ook een slechte gewoonte aan voor het hele bedrijf, een gewoonte die moeilijk, zo niet onmogelijk, zal zijn om de lijn te doorbreken.
Laat tijdens elke vergadering uw telefoon in uw zak of met de voorkant naar beneden liggen. Door toegewijd te blijven aan Inbox Zero kunt u zich concentreren op uw vergaderingen en het meeste uit uw verzamelde (en waardevolle) talent halen.
En als de vergadering niet efficiënt is, zorg er dan voor dat dit zo is.